Постановление администрации Суздальского района от 22.01.2014 N 83 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов"
ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ СУЗДАЛЬСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 января 2014 г. № 83
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
В целях приведения административного регламента муниципальной услуги в соответствие с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением главы района от 10.06.2013 № 1153 "Об утверждении Плана внесения изменений в административный регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг в части установления показателя снижения максимального срока ожидания в очереди при сдаче запроса и получении документов до 15 минут", постановлением главы района от 12.02.2013 № 275 "Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) структурных подразделений и муниципальных служащих администрации Суздальского района" постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление главы района от 13.03.2012 № 502 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление организационной работы, муниципальной службы и работы с населением.
4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Суздальская новь" без приложения, с приложением разместить на официальном сайте администрации Суздальского района в сети "Интернет".
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава района
А.П.САРАЕВ
Приложение
к постановлению
администрации
Суздальского района
от 22.01.2014 № 83
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
1. Общие положения
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.1. Получатели муниципальной услуги
Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются физические или юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной
услуги
1.2.1. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом (муниципальным архивом) администрации района (далее - Архив) и муниципальным бюджетным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Суздальского района" (далее - МБУ МФЦ).
Информация о месте нахождения и графике работы Архива и МБУ МФЦ:
601293, г. Суздаль, Красная площадь, д. 1.
Телефоны для справок:
телефон/факс Архива: 8(49231) 2-07-82;
телефоны горячей линии МБУ МФЦ: 8(49231) 2-07-61, 2-06-46, 2-01-74, 2-09-34, 2-16-95.
График работы Архива:
понедельник - пятница с 8.00 до 17.15;
обед с 12.45 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
График работы МБУ МФЦ:
понедельник - пятница с 9.00 до 18.00;
обед с 13.00 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
Адрес официального сайта администрации Суздальского района: www.suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты администрации района: org@suzdalregion.ru, info@suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты Архива: arh@suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты МБУ МФЦ: mfc@suzdalregion.ru.
1.2.2. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- на официальном сайте администрации Суздальского района;
- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru);
- на Портале государственных и муниципальных услуг Владимирской области (http://www.rgu33.avo.ru);
- по телефону;
- по письменным обращениям в Архив;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Архив;
- на стенде в уголке для посетителей.
1.2.3. Основными требованиями при информировании заявителей являются компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультации.
1.2.4. При обращении с заявителями сотрудники архивного отдела обязаны:
- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;
- проявлять корректность и внимательность;
- избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.
1.2.5. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
1.2.6. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования с учетом графика работы архивного отдела.
1.2.7. При информировании посредством личного обращения сотрудники архивного отдела обязаны принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела.
1.2.8. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
1.2.9. При информировании в электронной форме сотрудники архивного отдела отправляют исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.
1.2.10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственных и муниципальных архивах Владимирской области размещена на сайте архивного департамента администрации Владимирской области.
1.3. Обращение за получением муниципальной услуги, а также предоставление муниципальной услуги могут осуществляться на основании электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации государственных и муниципальных услуг".
Такие документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе, за исключением случаев, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлен запрет на получение муниципальной услуги в электронном форме.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги
"Исполнение запросов социального правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга).
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную
услугу
Муниципальную услугу по исполнению запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов предоставляет администрация Суздальского района.
Исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел (муниципальный архив) администрации Суздальского района Владимирской области (далее - Архив).
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной архивной справки, архивной копии, архивной выписки, уведомления о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении необходимые для исполнения запроса документы, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.
Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.2. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
2.4.4. При отсутствии документов, необходимых для запроса, и сведений об их возможном местонахождении в течение 5 дней с момента регистрации запроса составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке архивного отдела администрации Суздальского района.
2.5. Правовые основы для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Законом Владимирской области от 09.11.2005 № 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
- Уставом муниципального образования Суздальский район, принятого решением Суздальского районного Совета народных депутатов от 28.06.2005 № 51;
- постановлением главы Суздальского района от 20.09.2011 № 1499 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг";
- Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Суздальского района, утвержденным постановлением главы Суздальского района 15.03.2006 № 386.
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
2.6.1. Рассмотрение запросов пользователей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получении запрашиваемой информации:
2.6.1.1. Физические лица:
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
- документы, подтверждающие право наследования (справка о праве наследования, завещание, дарственная, доверенность, свидетельство о смерти собственника);
- доверенность, при запросе сведений на других лиц.
2.6.1.2. Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
2.6.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте. Бланк заявления приведен в приложении 2 к настоящему Регламенту.
В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):
- в запросе о стаже работы, заработной плате, дополнительно указывается: название организации, время работы, какую должность занимали.
Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, трудовая книжка).
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.2.1. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:
- изложение существа запроса;
- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;
- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;
- дату отправления письма.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг, нормативными правовыми актами не предусмотрены.
2.8. Перечень оснований для приостановления оказания
муниципальной услуги либо отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.8.1. Решение об отказе в исполнении запроса принимается в случае:
- если в запросе не указаны фамилия, имя, отчество гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.8.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.
2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении муниципальной услуги и при
получении результата предоставления муниципальной услуги
2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
2.11.1. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга
2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудуется:
- средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.
2.12.2. В помещение Архива оборудован сектор для информирования, ожидания и приема заявителей, в котором имеются: диван, кресло, стол, бумага и ручки для записи информации.
На стенде размещаются образцы заявлений, перечень документов, необходимых для предоставления услуги, электронный адрес и контактные телефоны: архивного отдела, архивного департамента администрации Владимирской области, государственного бюджетного учреждения Владимирской области "Государственный архив Владимирской области".
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.13.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
2.13.2. Заявитель взаимодействует с сотрудниками архивного Архива при подаче заявления и при получении ответа. При подаче заявления максимальная продолжительность взаимодействия не более 20 минут, при получении ответа - не более 10 минут.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронном виде
3.1. Описание последовательности действий
при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- прием заявителей;
- регистрация запросов заявителей;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- подготовка и оформление ответов (архивных документов, уведомлений о переадресации, информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений) заявителям;
- выдача (отправка) ответов заявителям.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Организация и ведение приема получателей муниципальной
услуги
3.2.1. Прием получателей муниципальной услуги (заявителя) осуществляется сотрудниками Архива ежедневно с 8.00 до 12.45 и с 14.00 до 17.00, в МФЦ с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00.
3.2.2. При наличии документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники Архива принимают от него запрос в письменном виде.
3.2.3. При отсутствии документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники Архива дают рекомендации с указанием организации, в которую следует обратиться за интересующей заявителя информацией.
3.2.4. При отсутствии в Архиве сведений о возможном местонахождении документов по интересующему заявителя вопросу ему дается отрицательный ответ, при необходимости - в письменном виде.
Максимальное время выполнения - 20 минут.
3.3. Регистрация запросов получателей муниципальной
услуги и передача их на исполнение
3.3.1. Поступившие в Архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в журнале регистрации, в который заносятся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;
- суть обращения (в краткой форме);
- результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).
3.3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.3. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе номера и даты регистрации.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
3.4. Анализ тематики поступивших запросов
3.4.1. Сотрудники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архива, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала. При этом определяются:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос на исполнение при отсутствии в архивном отделе необходимых документов.
3.4.2. Результатом выполнения административной процедуры является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления дополнительных сведений или документов с уведомлением об этом заявителя;
- подготовка ответа (информационного письма) об отсутствии запрашиваемых сведений;
- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Максимальное время выполнения действия - 30 минут.
3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения
запроса
3.5.1. Сотрудники Архива при поступлении запроса:
- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;
- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;
- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.
3.5.2. Результатом административной процедуры является получение необходимых для исполнения запроса документов из архивохранилища.
Максимальное время выполнения действия - 2 часа.
3.6. Подготовка и оформление ответов получателям
муниципальной услуги
3.6.1. При наличии необходимых документов Архив готовит ответ на запрос заявителя в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки, который направляется в адрес заявителя.
3.6.2. Архивная справка и архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
3.6.3. Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов, единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписок из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом "апостиль" руководством архивного департамента администрации Владимирской области. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.6.4. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.6.5. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной копии, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архивного отдела.
На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).
3.6.6. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью архивного отдела.
3.6.7. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
3.6.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия оформляются на бланке администрации Суздальского района, подписываются заместителем главы района и начальником архивного отдела, заверяются гербовой печатью администрации Суздальского района и на ней проставляется номер и дата составления.
3.6.9. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
3.6.10. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
Максимальное время выполнения действия - 30 дней с момента регистрации запроса.
3.7. Выдача (отправка) ответов получателю муниципальной
услуги
3.7.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является подписание заместителем главы администрации Суздальского района оформленной архивной справки, архивной копии, архивной выписки.
3.7.2. При личном обращении в Архив архивная справка, архивная копия, архивная выписка может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в журнале регистрации за получение документа.
3.7.3. Ответы на письменные запросы, поступившие по почте, направляются по почте заявителю письмом в день оформления.
3.7.4. При поступлении коллективного запроса на него направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адрес для ответа.
3.7.5. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.7.6. Результатом выполнения административной процедуры является роспись заявителя (или доверенного лица) о получении ответа или отметки об отправке ответа посредством почтовой связи.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной
услуги
4.1. Порядок осуществления контроля
4.1.1. Текущий контроль за своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет начальник архивного отдела.
4.1.2. Текущий контроль включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение прав заявителей.
4.1.3. Периодичность плановых проверок устанавливается начальником Архива на основании квартальных или годовых планов. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заинтересованного лица.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.1.4. Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций за предоставлением муниципальной услуги может быть осуществлен путем запроса соответствующей информации, при условии, что она не является конфиденциальной.
4.2. Ответственность специалистов при предоставлении
муниципальной услуги
4.2.1. Сотрудники Архива, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрение;
- принятие заведомо необоснованного решения;
- преследование граждан за критику;
- разглашение сведений о частной жизни граждан (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
4.2.2. При уходе в отпуск сотрудник обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.
4.2.3. По фактам нарушений сотрудниками Архива настоящего Регламента при исполнении полномочий главой Суздальского района начинается служебная проверка.
4.2.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудниками возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги данный сотрудник привлекается к дисциплинарной ответственности.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа/учреждения,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также их должностных лиц
5.1. Заявитель имеет право обжаловать действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения в Отдел, администрацию Суздальского района или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В досудебном (внесудебном) порядке заявители могут обжаловать действия (бездействие) и решения:
- специалистов Архива - начальнику Архива;
- начальника Отдела - в администрацию района.
5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия или бездействие специалистов и начальника Архива и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.3. Исчерпывающий перечень оснований, при которых ответ на жалобу не дается.
Жалоба остается без ответа в следующих случаях:
- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и(или) почтовый адрес заявителя, указанный в жалобе.
5.4. Основания для начала процедуры досудебного обжалования.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является письменное обращение заинтересованных лиц.
Жалоба может быть подана при личном приеме заявителя, направлена почтовым отправлением либо в электронном виде посредством: официального сайта муниципального образования Суздальский район в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; направлением письма на адрес электронной почты администрации района; государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Владимирской области".
В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, должен быть предоставлен документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, оформленный в соответствии с гражданским законодательством.
Жалоба на действия (бездействие) и решения специалистов Архива рассматривается начальником Отдела.
Жалоба на действия (бездействие) и решения начальника Архива рассматривается главой района.
5.5. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
К жалобе заявитель может приложить копии документов, подтверждающих изложенную информацию. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.6. Сроки исполнения жалобы.
Жалоба подается и рассматривается в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Жалоба, поступившая в Отдел, регистрируется в журнале регистрации жалоб на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
Жалоба рассматривается в срок, не превышающий 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.
По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" должностное лицо, рассмотревшее жалобу, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении, которое оформляется в форме акта.
При удовлетворении жалобы Архив принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения в письменной форме.
Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) структурных подразделений и муниципальных служащих администрации Суздальского района от 12.02.2013 № 275, в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
Приложение 1
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ
Запрос пользователя
\/
Регистрация обращения (запроса) пользователя
\/
нет да
Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности
исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя о Поиск документов для
необходимости уточнения и исполнения запроса
> предоставления дополнительных
сведений для исполнения запроса
\/ \/
Уведомление пользователя об отказе Оформление архивных
в получении информации справок, архивных выписок,
> ограниченного доступа при архивных копий
отсутствии у него на это права и
разъяснение о дальнейших действиях
\/ \/
Уведомление об отсутствии Отправка и выдача архивных
запрашиваемой информации в Архиве справок, архивных выписок,
> и рекомендации по ее дальнейшему копий
поиску
\/
Отправка ответов заявителям
\/ \/
Предоставление услуги завершено
Приложение 2
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Адрес заявителя ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
О чем запрашивается справка _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Куда и для какой цели _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата ________________________ Подпись _______________________
------------------------------------------------------------------
ВЛАДИМИРСКАЯ ОБЛАСТЬ
АДМИНИСТРАЦИЯ СУЗДАЛЬСКОГО РАЙОНА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 января 2014 г. № 83
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
В целях приведения административного регламента муниципальной услуги в соответствие с Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", постановлением главы района от 10.06.2013 № 1153 "Об утверждении Плана внесения изменений в административный регламенты предоставления государственных и муниципальных услуг в части установления показателя снижения максимального срока ожидания в очереди при сдаче запроса и получении документов до 15 минут", постановлением главы района от 12.02.2013 № 275 "Об утверждении Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) структурных подразделений и муниципальных служащих администрации Суздальского района" постановляю:
1. Утвердить административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" согласно приложению.
2. Признать утратившим силу постановление главы района от 13.03.2012 № 502 "Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов".
3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на управление организационной работы, муниципальной службы и работы с населением.
4. Опубликовать настоящее постановление в газете "Суздальская новь" без приложения, с приложением разместить на официальном сайте администрации Суздальского района в сети "Интернет".
5. Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
Глава района
А.П.САРАЕВ
Приложение
к постановлению
администрации
Суздальского района
от 22.01.2014 № 83
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПО ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ИСПОЛНЕНИЕ ЗАПРОСОВ
СОЦИАЛЬНО-ПРАВОВОГО ХАРАКТЕРА ГРАЖДАН И ОРГАНИЗАЦИЙ
ПО ДОКУМЕНТАМ АРХИВНЫХ ФОНДОВ"
1. Общие положения
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Исполнение запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга) разработан в целях повышения результативности и качества открытости и доступности предоставления муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при предоставлении муниципальной услуги.
1.1. Получатели муниципальной услуги
Получателями (далее - заявители) муниципальной услуги являются физические или юридические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
1.2. Порядок информирования о предоставлении муниципальной
услуги
1.2.1. Муниципальная услуга предоставляется архивным отделом (муниципальным архивом) администрации района (далее - Архив) и муниципальным бюджетным учреждением "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг Суздальского района" (далее - МБУ МФЦ).
Информация о месте нахождения и графике работы Архива и МБУ МФЦ:
601293, г. Суздаль, Красная площадь, д. 1.
Телефоны для справок:
телефон/факс Архива: 8(49231) 2-07-82;
телефоны горячей линии МБУ МФЦ: 8(49231) 2-07-61, 2-06-46, 2-01-74, 2-09-34, 2-16-95.
График работы Архива:
понедельник - пятница с 8.00 до 17.15;
обед с 12.45 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
График работы МБУ МФЦ:
понедельник - пятница с 9.00 до 18.00;
обед с 13.00 до 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
Адрес официального сайта администрации Суздальского района: www.suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты администрации района: org@suzdalregion.ru, info@suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты Архива: arh@suzdalregion.ru.
Адрес электронной почты МБУ МФЦ: mfc@suzdalregion.ru.
1.2.2. Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- на официальном сайте администрации Суздальского района;
- на Едином портале государственных и муниципальных услуг (http://www.gosuslugi.ru);
- на Портале государственных и муниципальных услуг Владимирской области (http://www.rgu33.avo.ru);
- по телефону;
- по письменным обращениям в Архив;
- по электронной почте;
- посредством личного обращения в Архив;
- на стенде в уголке для посетителей.
1.2.3. Основными требованиями при информировании заявителей являются компетентность, своевременность, четкость в изложении материала, полнота консультации.
1.2.4. При обращении с заявителями сотрудники архивного отдела обязаны:
- исходить из того, что признание, соблюдение и защита прав и свобод человека и гражданина составляет основной смысл и содержание деятельности органов местного самоуправления и муниципальных служащих;
- проявлять корректность и внимательность;
- избегать конфликтных ситуаций, способных нанести ущерб их репутации или авторитету муниципальной власти.
1.2.5. При ответах на телефонные звонки сотрудники архивного отдела подробно со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о фамилии, имени, отчестве и должности сотрудника, принявшего телефонный звонок.
1.2.6. В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования с учетом графика работы архивного отдела.
1.2.7. При информировании посредством личного обращения сотрудники архивного отдела обязаны принять заинтересованное лицо в соответствии с графиком работы архивного отдела.
1.2.8. При информировании по письменным запросам ответ в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества, номера телефона исполнителя направляется в виде почтового отправления на адрес заинтересованного лица.
1.2.9. При информировании в электронной форме сотрудники архивного отдела отправляют исчерпывающую информацию по вопросам организации исполнения запросов на электронный адрес заявителя.
1.2.10. Информация о месте нахождения, контактных телефонах и адресах государственных и муниципальных архивах Владимирской области размещена на сайте архивного департамента администрации Владимирской области.
1.3. Обращение за получением муниципальной услуги, а также предоставление муниципальной услуги могут осуществляться на основании электронных документов, подписанных электронной подписью (с использованием в том числе универсальной электронной карты), в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации государственных и муниципальных услуг".
Такие документы признаются равнозначными документам, подписанным собственноручной подписью и представленным на бумажном носителе, за исключением случаев, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами установлен запрет на получение муниципальной услуги в электронном форме.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги
"Исполнение запросов социального правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов" (далее - муниципальная услуга).
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную
услугу
Муниципальную услугу по исполнению запросов социально-правового характера граждан и организаций по документам архивных фондов предоставляет администрация Суздальского района.
Исполнителем муниципальной услуги является архивный отдел (муниципальный архив) администрации Суздальского района Владимирской области (далее - Архив).
2.3. Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача (отправка) заявителю соответствующим образом оформленной архивной справки, архивной копии, архивной выписки, уведомления о переадресации запроса в организации, учреждения, в которых находятся на хранении необходимые для исполнения запроса документы, ответа об отсутствии запрашиваемых сведений.
2.4. Сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1. Запрос подлежит обязательной регистрации в день поступления его в Архив.
Запросы заявителей, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях начальник Архива вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.2. При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 5-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.4.3. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в Архиве документов, в течение 5 рабочих дней с момента регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя.
2.4.4. При отсутствии документов, необходимых для запроса, и сведений об их возможном местонахождении в течение 5 дней с момента регистрации запроса составляется ответ (информационное письмо) об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке архивного отдела администрации Суздальского района.
2.5. Правовые основы для предоставления муниципальной услуги
Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
- Конституцией Российской Федерации от 12.12.1993;
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Законом Владимирской области от 09.11.2005 № 167-ОЗ "Об архивном деле во Владимирской области";
- приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрированы Министерством юстиции Российской Федерации 06.03.2007, регистрационный № 9059);
- Уставом муниципального образования Суздальский район, принятого решением Суздальского районного Совета народных депутатов от 28.06.2005 № 51;
- постановлением главы Суздальского района от 20.09.2011 № 1499 "О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения муниципальных функций и предоставления муниципальных услуг";
- Положением об архивном отделе (муниципальном архиве) администрации Суздальского района, утвержденным постановлением главы Суздальского района 15.03.2006 № 386.
2.6. Перечень документов, необходимых для предоставления
муниципальной услуги
2.6.1. Рассмотрение запросов пользователей проводится при наличии документов, подтверждающих право на получении запрашиваемой информации:
2.6.1.1. Физические лица:
- документ, удостоверяющий личность заявителя;
- документ, подтверждающий родство заявителя, запрашивающего сведения о другом лице (свидетельство о браке, свидетельство о смерти);
- документы, подтверждающие право наследования (справка о праве наследования, завещание, дарственная, доверенность, свидетельство о смерти собственника);
- доверенность, при запросе сведений на других лиц.
2.6.1.2. Юридические лица и индивидуальные предприниматели:
- заявление (запрос) на бланке организации за подписью руководителя организации;
- документ, удостоверяющий личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица.
2.6.2. Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос (заявление) заявителя в адрес Архива, в том числе переданный по электронной почте. Бланк заявления приведен в приложении 2 к настоящему Регламенту.
В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) физического лица или наименование юридического лица; почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса (сведения, необходимые для исполнения запроса):
- в запросе о стаже работы, заработной плате, дополнительно указывается: название организации, время работы, какую должность занимали.
Для исполнения запроса могут быть запрошены дополнительные сведения, позволяющие осуществить поиск документов, необходимых для исполнения запроса (номера и даты организационно-распорядительных документов, трудовая книжка).
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
2.6.2.1. Интернет-обращения (запросы) граждан должны содержать следующие реквизиты:
- изложение существа запроса;
- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица;
- почтовый адрес места жительства физического лица или адрес места нахождения юридического лица;
- дату отправления письма.
2.7. Перечень оснований для отказа в приеме документов,
необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме заявлений и документов, необходимых для предоставления муниципальных услуг, нормативными правовыми актами не предусмотрены.
2.8. Перечень оснований для приостановления оказания
муниципальной услуги либо отказа в предоставлении
муниципальной услуги
2.8.1. Решение об отказе в исполнении запроса принимается в случае:
- если в запросе не указаны фамилия, имя, отчество гражданина, направившего запрос, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
- запрос содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц, а также членов их семей;
- если текст письменного запроса не поддается прочтению, ответ на запрос не дается и он не подлежит направлению на рассмотрение, о чем сообщается гражданину, направившему запрос, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению;
- в запросе содержится вопрос, на который гражданину многократно (не менее двух раз) направлялись письменные ответы по существу, при этом в очередном запросе не приводятся новые доводы или обстоятельства, начальник Архива вправе принять решение безосновательности очередного запроса и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу, о данном решении уведомляется заявитель, направивший запрос;
- от заявителя поступило заявление о прекращении исполнения запроса;
- если ответ по существу поставленного в запросе вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, заявителю, направившему запрос, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.
2.8.2. Основаниями для приостановления рассмотрения запроса могут быть: недостаточная информация от заявителя, недостающие документы. В этом случае лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет за подписью начальника Архива просьбу о предоставлении требуемой информации. Решение о приостановлении рассмотрения запроса принимается начальником архивного отдела в течение 5 рабочих дней с момента его регистрации до момента получения дополнительных сведений, если это требуется для исполнения запроса.
2.9. Размер платы, взимаемый с заявителя при предоставлении
муниципальной услуги
Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
2.10. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче
запроса о предоставлении муниципальной услуги и при
получении результата предоставления муниципальной услуги
2.10.1. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.10.2. Максимальный срок ожидания в очереди при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении
муниципальной услуги
2.11.1. Письменные запросы заявителей, поступившие в Архив при личном обращении, по почте или по электронной почте, регистрируются в день поступления.
2.12. Требования к помещениям, в которых предоставляется
муниципальная услуга
2.12.1. Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на первом этаже здания и снабжено соответствующей табличкой. Помещение, в котором предоставляется муниципальная услуга, оборудуется:
- средствами пожаротушения, средствами оказания первой медицинской помощи (аптечкой), охранно-пожарной сигнализацией.
2.12.2. В помещение Архива оборудован сектор для информирования, ожидания и приема заявителей, в котором имеются: диван, кресло, стол, бумага и ручки для записи информации.
На стенде размещаются образцы заявлений, перечень документов, необходимых для предоставления услуги, электронный адрес и контактные телефоны: архивного отдела, архивного департамента администрации Владимирской области, государственного бюджетного учреждения Владимирской области "Государственный архив Владимирской области".
2.13. Показатели доступности и качества муниципальной услуги
2.13.1. Показателями доступности и качества муниципальной услуги являются соблюдение сроков предоставления, а также отсутствие обоснованных жалоб со стороны заявителей.
2.13.2. Заявитель взаимодействует с сотрудниками архивного Архива при подаче заявления и при получении ответа. При подаче заявления максимальная продолжительность взаимодействия не более 20 минут, при получении ответа - не более 10 минут.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронном виде
3.1. Описание последовательности действий
при предоставлении муниципальной услуги
Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры архивного отдела:
- прием заявителей;
- регистрация запросов заявителей;
- анализ тематики поступивших запросов;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- подготовка и оформление ответов (архивных документов, уведомлений о переадресации, информационных писем об отсутствии запрашиваемых сведений) заявителям;
- выдача (отправка) ответов заявителям.
Блок-схема предоставления муниципальной услуги приводится в приложении 1 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Организация и ведение приема получателей муниципальной
услуги
3.2.1. Прием получателей муниципальной услуги (заявителя) осуществляется сотрудниками Архива ежедневно с 8.00 до 12.45 и с 14.00 до 17.00, в МФЦ с 9.00 до 13.00 и с 14.00 до 18.00.
3.2.2. При наличии документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники Архива принимают от него запрос в письменном виде.
3.2.3. При отсутствии документов по интересующему заявителя вопросу сотрудники Архива дают рекомендации с указанием организации, в которую следует обратиться за интересующей заявителя информацией.
3.2.4. При отсутствии в Архиве сведений о возможном местонахождении документов по интересующему заявителя вопросу ему дается отрицательный ответ, при необходимости - в письменном виде.
Максимальное время выполнения - 20 минут.
3.3. Регистрация запросов получателей муниципальной
услуги и передача их на исполнение
3.3.1. Поступившие в Архив запросы регистрируются в день поступления. Каждому запросу присваивается индивидуальный регистрационный номер. Регистрация ведется в журнале регистрации, в который заносятся следующие сведения:
- фамилия, имя, отчество заявителя (наименование организации);
- почтовый адрес, по которому в случае необходимости следует направить ответ;
- суть обращения (в краткой форме);
- результат рассмотрения обращения (положительный, отрицательный).
3.3.2. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.3.3. Результатом выполнения административной процедуры является проставление на запросе номера и даты регистрации.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
3.4. Анализ тематики поступивших запросов
3.4.1. Сотрудники Архива осуществляют анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и с использованием имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата, справочников по фондам архива, базы данных "Архивный фонд" и другого информационного материала. При этом определяются:
- правомочность получения заявителем запрашиваемой информации с учетом ограничений на предоставление сведений конфиденциального характера;
- степень полноты информации, содержащейся в запросе, необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- адреса конкретных органов и организаций, куда следует направить запрос на исполнение при отсутствии в архивном отделе необходимых документов.
3.4.2. Результатом выполнения административной процедуры является:
- продолжение работы с запросом в установленном порядке;
- приостановление исполнения запроса в связи с недостаточными исходными данными и необходимостью предоставления дополнительных сведений или документов с уведомлением об этом заявителя;
- подготовка ответа (информационного письма) об отсутствии запрашиваемых сведений;
- отказ в исполнении запроса с уведомлением об этом заявителя в течение 5 рабочих дней с момента регистрации запроса.
Максимальное время выполнения действия - 30 минут.
3.5. Поиск архивных документов, необходимых для исполнения
запроса
3.5.1. Сотрудники Архива при поступлении запроса:
- при помощи имеющегося научно-справочного аппарата, справочников по фондам архивов и базы данных "Архивный фонд" в течение двух часов определяют архивные шифры документов, необходимых для исполнения запросов;
- в соответствии с архивными шифрами берут из архивохранилищ необходимые для исполнения запросов дела и приступают к исполнению запроса;
- по окончании исполнения запроса все полученные дела возвращаются в архивохранилище.
3.5.2. Результатом административной процедуры является получение необходимых для исполнения запроса документов из архивохранилища.
Максимальное время выполнения действия - 2 часа.
3.6. Подготовка и оформление ответов получателям
муниципальной услуги
3.6.1. При наличии необходимых документов Архив готовит ответ на запрос заявителя в форме архивной справки, архивной копии, архивной выписки, который направляется в адрес заявителя.
3.6.2. Архивная справка и архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
3.6.3. Архивная справка - документ, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.
После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов, единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела. При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписок из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.
Архивные справки, направляемые в государства, подписавшие Гаагскую конвенцию 1961, в соответствии с которой не требуется консульская легализация официальных документов, заверяются проставлением и заполнением специального штампа - "апостиля". На архивных справках проставляется и заполняется надлежащим образом "апостиль" руководством архивного департамента администрации Владимирской области. Апостиль не проставляется на архивных справках, предназначенных для направления в государства, с которыми Российская Федерация заключила Договоры о правовой помощи и правовых отношениях по гражданским, семейным и уголовным делам, а также государства-участники СНГ, подписавшие Соглашение о принципах и формах взаимодействия в области использования архивной информации или с которыми имеются двусторонние соглашения о сотрудничестве.
3.6.4. Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами "Так в тексте оригинала", "Так в документе". После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.
3.6.5. Архивная копия - документ, дословно воспроизводящий текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
В архивной копии, объем которой превышает один лист, все листы прошиваются, нумеруются и скрепляются печатью архивного отдела.
На обороте каждого листа архивной копии или при наличии свободного места на лицевой стороне проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.
При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце ксерокопии приводятся поисковые данные, послужившие основанием для ее изготовления (номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов документов).
3.6.6. При отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса, составляется отрицательный ответ на бланке архивного отдела. В ответе излагается причина, по которой не представляется возможным выдать запрашиваемый документ или справку. При необходимости ответ заверяется печатью архивного отдела.
3.6.7. Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов (непрофильный запрос), направляется по принадлежности в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом заявителя, или заявителю дается соответствующая рекомендация.
3.6.8. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия оформляются на бланке администрации Суздальского района, подписываются заместителем главы района и начальником архивного отдела, заверяются гербовой печатью администрации Суздальского района и на ней проставляется номер и дата составления.
3.6.9. Архивные справки, архивные копии, архивные выписки оформляются на государственном языке Российской Федерации (русском).
3.6.10. Результатом административного действия является подготовленная и соответствующим образом оформленная архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
Максимальное время выполнения действия - 30 дней с момента регистрации запроса.
3.7. Выдача (отправка) ответов получателю муниципальной
услуги
3.7.1. Основанием для начала выполнения административной процедуры является подписание заместителем главы администрации Суздальского района оформленной архивной справки, архивной копии, архивной выписки.
3.7.2. При личном обращении в Архив архивная справка, архивная копия, архивная выписка может быть выдана заявителю при предъявлении документа, удостоверяющего личность, для третьих лиц - доверенности, оформленной в установленном порядке. Заявитель расписывается в журнале регистрации за получение документа.
3.7.3. Ответы на письменные запросы, поступившие по почте, направляются по почте заявителю письмом в день оформления.
3.7.4. При поступлении коллективного запроса на него направляется в адрес заявителя, указанного в запросе первым, если в запросе не указан иной адрес для ответа.
3.7.5. Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
3.7.6. Результатом выполнения административной процедуры является роспись заявителя (или доверенного лица) о получении ответа или отметки об отправке ответа посредством почтовой связи.
Максимальное время выполнения действия - 10 минут.
4. Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной
услуги
4.1. Порядок осуществления контроля
4.1.1. Текущий контроль за своевременным и качественным предоставлением услуги осуществляет начальник архивного отдела.
4.1.2. Текущий контроль включает в себя проведение плановых и внеплановых проверок, выявление и устранение прав заявителей.
4.1.3. Периодичность плановых проверок устанавливается начальником Архива на основании квартальных или годовых планов. Внеплановая проверка проводится по конкретному обращению заинтересованного лица.
Результаты проверки оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
4.1.4. Контроль со стороны граждан, их объединений и организаций за предоставлением муниципальной услуги может быть осуществлен путем запроса соответствующей информации, при условии, что она не является конфиденциальной.
4.2. Ответственность специалистов при предоставлении
муниципальной услуги
4.2.1. Сотрудники Архива, предоставляющие муниципальную услугу, несут персональную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации за:
- неправомерный отказ в приеме или исполнении запросов;
- действие или бездействие, ведущее к нарушению прав и законных интересов заявителя;
- нарушение срока и порядка регистрации запросов, их рассмотрение;
- принятие заведомо необоснованного решения;
- преследование граждан за критику;
- разглашение сведений о частной жизни граждан (без его согласия);
- сохранность находящихся у них на регистрации, рассмотрении запросов и документов, связанных с их исполнением.
4.2.2. При уходе в отпуск сотрудник обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные запросы временно замещающему его должностному лицу.
4.2.3. По фактам нарушений сотрудниками Архива настоящего Регламента при исполнении полномочий главой Суздальского района начинается служебная проверка.
4.2.4. При обнаружении неисполнения или ненадлежащего исполнения сотрудниками возложенных на них обязанностей по предоставлению муниципальной услуги данный сотрудник привлекается к дисциплинарной ответственности.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа/учреждения,
предоставляющего муниципальную услугу,
а также их должностных лиц
5.1. Заявитель имеет право обжаловать действия (бездействие) и решения, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги в досудебном (внесудебном) порядке путем обращения в Отдел, администрацию Суздальского района или в суд в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
В досудебном (внесудебном) порядке заявители могут обжаловать действия (бездействие) и решения:
- специалистов Архива - начальнику Архива;
- начальника Отдела - в администрацию района.
5.2. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования.
Предметом досудебного (внесудебного) обжалования являются действия или бездействие специалистов и начальника Архива и решения, принятые в ходе предоставления муниципальной услуги.
5.3. Исчерпывающий перечень оснований, при которых ответ на жалобу не дается.
Жалоба остается без ответа в следующих случаях:
- наличие в жалобе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- отсутствие возможности прочитать какую-либо часть текста жалобы, фамилию, имя, отчество (при наличии) и(или) почтовый адрес заявителя, указанный в жалобе.
5.4. Основания для начала процедуры досудебного обжалования.
Основанием для начала процедуры досудебного (внесудебного) обжалования является письменное обращение заинтересованных лиц.
Жалоба может быть подана при личном приеме заявителя, направлена почтовым отправлением либо в электронном виде посредством: официального сайта муниципального образования Суздальский район в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет"; направлением письма на адрес электронной почты администрации района; государственной информационной системы "Портал государственных и муниципальных услуг Владимирской области".
В случае, если жалоба подается через представителя заявителя, должен быть предоставлен документ, подтверждающий полномочия на осуществление действий от имени заявителя, оформленный в соответствии с гражданским законодательством.
Жалоба на действия (бездействие) и решения специалистов Архива рассматривается начальником Отдела.
Жалоба на действия (бездействие) и решения начальника Архива рассматривается главой района.
5.5. Право заявителя на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
К жалобе заявитель может приложить копии документов, подтверждающих изложенную информацию. Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
5.6. Сроки исполнения жалобы.
Жалоба подается и рассматривается в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".
Жалоба, поступившая в Отдел, регистрируется в журнале регистрации жалоб на нарушение порядка предоставления муниципальной услуги не позднее следующего рабочего дня со дня ее поступления.
Жалоба рассматривается в срок, не превышающий 15 рабочих дней со дня ее регистрации.
В случае обжалования отказа в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок жалоба рассматривается в течение 5 рабочих дней со дня ее регистрации.
5.7. Результат досудебного (внесудебного) обжалования.
По результатам рассмотрения жалобы в соответствии с частью 7 статьи 11.2 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" должностное лицо, рассмотревшее жалобу, принимает решение об удовлетворении жалобы либо об отказе в ее удовлетворении, которое оформляется в форме акта.
При удовлетворении жалобы Архив принимает исчерпывающие меры по устранению выявленных нарушений, в том числе по выдаче заявителю результата муниципальной услуги, не позднее 5 рабочих дней со дня принятия решения, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
Ответ по результатам рассмотрения жалобы направляется заявителю не позднее дня, следующего за днем принятия решения в письменной форме.
Уполномоченный на рассмотрение жалобы орган отказывает в удовлетворении жалобы в следующих случаях:
а) наличие вступившего в законную силу решения суда, арбитражного суда по жалобе о том же предмете и по тем же основаниям;
б) подача жалобы лицом, полномочия которого не подтверждены в порядке, установленном законодательством Российской Федерации;
в) наличие решения по жалобе, принятого ранее в соответствии с требованиями Правил подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) структурных подразделений и муниципальных служащих администрации Суздальского района от 12.02.2013 № 275, в отношении того же заявителя и по тому же предмету жалобы.
Приложение 1
БЛОК-СХЕМА
ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ ДЕЙСТВИЙ ПРИ ПРЕДОСТАВЛЕНИИ МУНИЦИПАЛЬНОЙ
УСЛУГИ
Запрос пользователя
\/
Регистрация обращения (запроса) пользователя
\/
нет да
Анализ тематики запроса. Принятие решения о возможности
исполнения запроса
\/
Уведомление пользователя о Поиск документов для
необходимости уточнения и исполнения запроса
> предоставления дополнительных
сведений для исполнения запроса
\/ \/
Уведомление пользователя об отказе Оформление архивных
в получении информации справок, архивных выписок,
> ограниченного доступа при архивных копий
отсутствии у него на это права и
разъяснение о дальнейших действиях
\/ \/
Уведомление об отсутствии Отправка и выдача архивных
запрашиваемой информации в Архиве справок, архивных выписок,
> и рекомендации по ее дальнейшему копий
поиску
\/
Отправка ответов заявителям
\/ \/
Предоставление услуги завершено
Приложение 2
АНКЕТА-ЗАЯВЛЕНИЕ
Фамилия, имя, отчество ____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Адрес заявителя ___________________________________________________________
___________________________________________________________________________
О чем запрашивается справка _______________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
Куда и для какой цели _____________________________________________________
___________________________________________________________________________
Дата ________________________ Подпись _______________________
------------------------------------------------------------------